为了加强我院对档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用档案，为教育事业服务，根据国家保密法及档案法有关规定，制定本制度。
一、领导体制、档案机构
1、我院档案工作业务上接受校档案馆的指导、监督与检查。
2、学院由院长主管档案工作，教学副院长和分党委副书记分管，兼职档案管理员一名，相关立卷人四名。
二、分管档案工作领导职责
1、加强对本单位档案工作的领导，组织制订本部门的档案工作实施办法及有关规定，把档案工作纳入本单位的整体发展规划，在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。
2、组织本单位人员学习档案法规，执行学校档案工作的规章制度，督促本部门工作人员注意平时文件材料的形成积累，积极配合兼职档案人员的归档工作。
3、监督、检查本部门文件材料预立卷、整理组卷、归档验收的全过程；
4、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件中，使档案工作与本单位的各项工作协调发展。
5、本部门有关工作人员工作变动时，要督促其做好文件材料的移交工作。
6、对档案管理工作做出显著成绩的给予奖励，对违反有关规定的给予处罚。
三、档案管理人员职责
1、认真学习党和国家关于档案工作的法律法规，贯彻执行上级和本院有关档案工作条例、规定及各项管理制度,掌握档案工作的业务知识，积极主动向本单位的领导和有关同志宣传档案工作法规、制度及关有规定。
2、负责各部门文件材料的积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。坚持平时立卷，根据本单位不同种类文件材料形成的特点,制定其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档。
3、归档的案卷做到组卷合理,编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要, 案卷整齐规范。
4、主动接受学校上级档案管理部门的业务指导和督促检查，按规定时间将材料归档。
5、积极参加政治和业务学习，不断提高从事档案工作的能力和水平，保证本单位归档文件材料的齐全和完整。
6、做好文件材料的安全保密工作，开展档案利用工作。积极参加档案业务活动，接受校档案室的业务指导。
7、销毁档案要登记造册，须经领导签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续。
四、档案管理原则
根据档案形式和文件内容，注重档案间的横向联系和纵向联系。
五、立卷归档制度
1、归档范围（同立卷范围）：按照山西财经大学部门文件材料（含声像、实物）立卷归档范围相关规定归档。
2、兼职档案员和相关立卷人应根据归档范围将材料收集齐全，按照文件之间的联系、保存价值和保管期限，科学地整理立卷归档。
3、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，
4、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，案卷装订要整齐牢固、封面书写要工整、清晰、美观、大方。
5、案卷排列有序，并编制案卷目录一式两份，交接时经双方交接人核查签字。
6、每年6月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。
六、档案的保管
1 、所有档案管理人员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密。
2 、应做好案卷排列和编制案卷目录工作，按短期、长期和永久保管期限分别管理。
3 、对保密档案的管理和利用、密级的变更和解密，须按国家有关法律法规的规定办理。
4 、应做好档案的防尘、防潮、防霉、防虫、防火和防盗等保护工作。
七、档案的查阅、借阅和复制
1、查阅档案须经档案主管领导签字批准。
2 、档案原件一般不外借，确因工作需要，须经所领导签字批准，严格办理借阅和归还手续，借阅者及档案管理人员均应签署姓名及借阅与归还日期。
3 、查阅、借阅档案应爱护，不得在文件上作任何标记和涂改，不得在阅览桌上摆放茶水、墨水瓶，不得在阅览时吸烟，以免损坏档案。
八、档案的销毁
1 、档案的销毁应经过严格鉴定，把确已失去价值的档案剔出，经主管领导审核批准后方可销毁。
2 、建立销毁档案登记表，对拟销毁的档案进行登记。
3 、档案销毁现场应有二人以上监督，严禁私自销毁档案。
