科学研究
档案管理制度

    法学院档案管理制度

    [日期:2018-10-24] 来源: 作者:

    为了加强我院对档案的收集、整理和管理工作,有效地保护和利用档案,为教育事业服务,根据国家保密法及档案法有关规定,制定本制度。

    一、领导体制、档案机构

    1、我院档案工作业务上接受校档案馆的指导、监督与检查。

    2、学院由院长主管档案工作,教学副院长和分党委副书记分管,兼职档案管理员一名,相关立卷人四名。

    二、分管档案工作领导职责

    1、加强对本单位档案工作的领导,组织制订本部门的档案工作实施办法及有关规定,把档案工作纳入本单位的整体发展规划,在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。

    2、组织本单位人员学习档案法规,执行学校档案工作的规章制度,督促本部门工作人员注意平时文件材料的形成积累,积极配合兼职档案人员的归档工作。

    3、监督、检查本部门文件材料预立卷、整理组卷、归档验收的全过程;

    4、关心档案工作和档案室的建设与发展,从人力、财力、物力上给予支持,及时解决工作中的重大问题和困难,逐步改善工作条件中,使档案工作与本单位的各项工作协调发展。

    5、本部门有关工作人员工作变动时,要督促其做好文件材料的移交工作。

    6、对档案管理工作做出显著成绩的给予奖励,对违反有关规定的给予处罚。

    三、档案管理人员职责

    1、认真学习党和国家关于档案工作的法律法规,贯彻执行上级和本院有关档案工作条例、规定及各项管理制度,掌握档案工作的业务知识,积极主动向本单位的领导和有关同志宣传档案工作法规、制度及关有规定。

    2、负责各部门文件材料的积累、保管和整理立卷归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。坚持平时立卷,根据本单位不同种类文件材料形成的特点,制定其案卷类目,合理分类存放,便于利用和立卷归档。

    3、归档的案卷做到组卷合理,编写页号准确,案卷目录填写清楚,案卷标题简明扼要, 案卷整齐规范。

    4、主动接受学校上级档案管理部门的业务指导和督促检查,按规定时间将材料归档。

    5、积极参加政治和业务学习,不断提高从事档案工作的能力和水平,保证本单位归档文件材料的齐全和完整。

    6、做好文件材料的安全保密工作,开展档案利用工作。积极参加档案业务活动,接受校档案室的业务指导。

    7、销毁档案要登记造册,须经领导签字批准后方能进行,销毁时要有监销人,并履行签字手续。

    四、档案管理原则

    根据档案形式和文件内容,注重档案间的横向联系和纵向联系。

    五、立卷归档制度

    1、归档范围(同立卷范围):按照山西财经大学部门文件材料(含声像、实物)立卷归档范围相关规定归档。

    2、兼职档案员和相关立卷人应根据归档范围将材料收集齐全,按照文件之间的联系、保存价值和保管期限,科学地整理立卷归档。

    3、编号抄目要严肃认真,案卷标题要简明扼要,正确反映卷内内容,

    4、凡立卷材料必须纸质优良,规格统一,案卷装订要整齐牢固、封面书写要工整、清晰、美观、大方。

    5、案卷排列有序,并编制案卷目录一式两份,交接时经双方交接人核查签字。

    6、每年6月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。

    六、档案的保管

    1 、所有档案管理人员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密。

    2 、应做好案卷排列和编制案卷目录工作,按短期、长期和永久保管期限分别管理。

    3 、对保密档案的管理和利用、密级的变更和解密,须按国家有关法律法规的规定办理。

    4 、应做好档案的防尘、防潮、防霉、防虫、防火和防盗等保护工作。

    七、档案的查阅、借阅和复制

    1、查阅档案须经档案主管领导签字批准。

    2 、档案原件一般不外借,确因工作需要,须经所领导签字批准,严格办理借阅和归还手续,借阅者及档案管理人员均应签署姓名及借阅与归还日期。

    3 、查阅、借阅档案应爱护,不得在文件上作任何标记和涂改,不得在阅览桌上摆放茶水、墨水瓶,不得在阅览时吸烟,以免损坏档案。

    八、档案的销毁

    1 、档案的销毁应经过严格鉴定,把确已失去价值的档案剔出,经主管领导审核批准后方可销毁。

    2 、建立销毁档案登记表,对拟销毁的档案进行登记。

    3 、档案销毁现场应有二人以上监督,严禁私自销毁档案。